Buscamos un Especialista en Contabilidad para unirse a nuestro equipo. En este puesto, apoyarás al departamento de contabilidad analizando información financiera, manteniendo registros precisos de pagos entrantes y salientes, preparando nóminas y otras tareas contables esenciales. El candidato ideal está altamente organizado, con sólidas habilidades matemáticas y experiencia previa en contabilidad o contabilidad. Debe tener experiencia en escritorio en QB Enterprise y preferir experiencia en procesamiento de nóminas con ADP Run.

 

PROCESAMIENTO DE NÓMINAS

 

• Procesar la nómina semanal con precisión y puntualidad para Roscoe's y Marilyn's.

• Revisar tarjetas de horas, horas, horas extra, propinas, grajas, horas de formación, días de baja, días de vacaciones, deducciones y otra información sobre nóminas.

• Verificar que la información de nóminas esté completa y sea precisa antes de enviarla.

• Mantener los registros de los empleados en ADP y turnos 7, incluyendo nuevas contrataciones, despidos, cambios salariales y cambios en el estado laboral.

• Gestionar correcciones de nóminas, anulaciones, reemisiones, cheques manuales, nóminas fuera de ciclo y pago final.

• Revisar los cálculos de propinas, las horas extra y los ajustes de nómina para garantizar su precisión.

• Comunicarse directamente con los responsables respecto a información faltante o cuestionable.

• Mantener los plazos de nómina y hacer un seguimiento proactivo de los asuntos pendientes.

 

INCORPORACIÓN DE EMPLEADOS Y EXPEDIENTES

 

• Encargarse de todo el proceso de incorporación de Roscoe's y Marilyn's de principio a fin.

• Asegurar que los nuevos empleados sean correctamente inscritos y activados en ADP y 7 turnos.

• Recopilar y verificar toda la documentación de incorporación requerida, incluyendo I-9, W-4, Avisos de California al Empleado, acuses de recibo del manual y exenciones de comidas aplicables.

• Garantizar que los Avisos de California al Empleado se completen y se entreguen a los empleados, incluyendo la revisión de los expedientes existentes para detectar avisos faltantes.

• Coordinar la implementación de acuerdos de arbitraje para empleados existentes y nuevas incorporaciones.

• Obtener y rastrear los acuerdos de arbitraje firmados y hacer seguimiento de los acuerdos pendientes.

• Mantener archivos completos y organizados de los empleados en la oficina de nóminas.

• Garantizar que las copias de los documentos de incorporación, acuerdos, certificaciones y registros de formación aplicables también se suban a 7shifts, manteniendo los registros confidenciales de forma segura y restringiendo el acceso según corresponda.

• Revisar regularmente los expedientes de los empleados para identificar documentación faltante, incompleta o desactualizada.

• Hacer seguimiento directo con los responsables y empleados hasta que se resuelvan los asuntos pendientes.

 

CERTIFICACIONES Y FORMACIÓN

 

• Obtener, verificar y rastrear todas las certificaciones y formaciones requeridas para empleados.

• Mantener certificaciones RBS, tarjetas de manipulador de alimentos, tarjetas de guardia de seguridad y registros de formación en prevención de acoso sexual.

• Asignar y supervisar formación en prevención del acoso sexual a través de ADP cuando sea aplicable.

• Verificar la finalización de la formación y mantener certificados y documentación de respaldo.

• Supervisar las fechas de caducidad de las certificaciones y notificar a los gestores antes de que se venzan las renovaciones.

• Realizar auditorías periódicas para detectar certificaciones perdidas, incompletas o caducadas.

• Asegurar que las certificaciones vigentes se suban a 7shifts y se mantengan en los archivos de los empleados.

• Proporcionar la documentación requerida de la tarjeta de guardia a nuestro corredor o aseguradora cuando corresponda.

• Notificar inmediatamente a la dirección de los empleados que no tienen las certificaciones requeridas para sus funciones.

• Hacer seguimiento hasta que se resuelvan todos los requisitos pendientes.

 

CUMPLIMIENTO DE LAS PAUSAS PARA COMIDAS Y DESCANSO
• Asegurarse de que los responsables presenten los formularios obligatorios de comida y descanso en cada nómina.

• Revise todos los formularios de interrupción para verificar que estén completados correctamente y en su totalidad, incluyendo las selecciones requeridas, fechas y firmas.

• Hacer seguimiento inmediato de los formularios faltantes o incompletos.

• Mantener las exenciones de comidas aplicables y verificar que se completen correctamente.

• Revisar las tarjetas de horas en cada periodo de nómina para detectar pausas perdidas, retrasadas, cortas o interrumpidas y otras posibles infracciones de los descansos.

• Verificar que las primas correspondientes para comidas y descansos estén correctamente procesadas y pagadas.

• Notificar a la alta dirección sobre las infracciones, identificando la ubicación, el empleado, las circunstancias y el motivo de la infracción.

• Rastrear infracciones repetidas e identificar patrones que involucren empleados, responsables o prácticas de horarios.

• Hacer seguimiento con la dirección sobre las acciones correctivas.

• Mantener registros continuos de infracciones de rupturas, pagos de primas y documentación relacionada.

 

CALSAVERS

 

• Gestionar las responsabilidades de CalSavers tanto para Roscoe's como para Marilyn.

• Verificar listas de empleados, estado de inscripción, elecciones, deducciones y registros de contribuciones.

• Asegurar que las contribuciones aplicables se presenten de forma precisa y puntual.

• Conciliar las deducciones y contribuciones de CalSavers con ADP y registros contables.

• Verificar el registro y el estado actual de cumplimiento de Marilyn.

• Seguimiento de incidencias pendientes, informes de empleados o cuestiones de contribución.

• Supervisar los requisitos y plazos en curso de CalSavers.

 

CUENTAS A PAGAR

 

• Revisar, codificar e introducir las facturas de los proveedores en QuickBooks Desktop.

• Mantener registros precisos de los proveedores y documentación de apoyo.

• Identificar facturas duplicadas, cargos incorrectos o discrepancias y hacer seguimiento para la resolución.

• Preparar pagos aprobados a proveedores, incluidos cheques en tiempo real.

• Preparar cheques semanales de caja pequeña y mantener registros de respaldo.

• Hacer seguimiento con responsables y proveedores respecto a facturas o documentación que faltan.

• Asegurar que las facturas, pagos y registros relacionados se introduzcan con precisión y a tiempo.

 

ENTRADA Y CONCILIACIÓN DE VENTAS

 

• Introducir la actividad diaria de ventas en QuickBooks Desktop.

• Ventas de registros en puertas, ingresos por guardarropas, depósitos de Eventbrite y otras actividades de ventas aplicables.

• Revisar y conciliar los depósitos de Uber Eats, DoorDash y Grubhub con los registros de ventas.

• Revisar los estados de procesamiento de los comerciantes y conciliar depósitos y comisiones de procesamiento.

• Investigar discrepancias relacionadas con depósitos, comisiones de comerciantes y registros de ventas.

• Registrar y registrar devoluciones de cargo de tarjetas de crédito y ajustes relacionados.

• Hacer seguimiento con los responsables cuando falten informes de ventas o documentación de apoyo o sean inconsistentes.

CONTABILIDAD DE NÓMINAS Y LIBRO MAYOR GENERAL

 

• Preparar y registrar las anotaciones del libro de nóminas en QuickBooks Desktop.

• Conciliar la actividad de nóminas entre ADP y QuickBooks.

• Revisar las cuentas de compensación de nóminas, los pasivos de nómina, las propinas a pagar y los saldos relacionados.

• Ayudar con conciliaciones bancarias y de tarjetas de crédito.

• Revisar las cuentas del libro mayor general e investigar saldos inusuales o incorrectos.

• Investigar y resolver entradas faltantes, errores de publicación y discrepancias contables.

• Mantener la documentación de respaldo para las nóminas y transacciones contables.

• Coordinarse con la contabilidad para resolver discrepancias y mantener los registros actualizados.

 

APOYO ADICIONAL EN CONTABILIDAD Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO

 

• Ayudar con los registros del impuesto sobre las ventas y la elaboración de informes relacionados.

• Ayudar con auditorías de compensación laboral y solicitudes de nóminas o información de empleados.

• Preparar los registros de respaldo para revisiones de seguros, contabilidad y cumplimiento.

• Ayudar con proyectos contables especiales y conciliaciones asignadas.

• Mantener documentación organizada que pueda proporcionarse fácilmente cuando se solicite.

• Hacer seguimiento con proveedores, responsables y compañeros para cumplir con los plazos de contabilidad y cumplimiento.

 

AUDITORÍAS CONTINUAS Y COMUNICACIÓN DE GESTIÓN

 

• Realizar auditorías periódicas de nóminas, registros de empleados, certificaciones, formación, exenciones de comidas y documentación de pausas.

• Identificar registros perdidos, caducados, incompletos o incorrectos y mantenerlos hasta que se corrijan.

• Notificar a la alta dirección sobre infracciones recurrentes en las comidas y descansos, certificaciones faltantes, discrepancias en nóminas y otras preocupaciones de cumplimiento.

• Mantener registros de los asuntos pendientes y las medidas tomadas para resolverlos.

• Comunicarse directamente con los responsables de Roscoe y Marilyn sobre nóminas, incorporación y documentación de empleados.

• Mantener informada a la alta dirección sobre problemas significativos de cumplimiento, problemas recurrentes o cualquier cosa que pueda generar una posible responsabilidad.

• Asumir la responsabilidad del seguimiento en lugar de esperar a que la dirección identifique o resuelva información que falta.

Auditorías en curso

• Certificaciones RBS y tarjetas de manipulador de alimentos.

• Tarjetas de guardia de seguridad y documentación de seguro aplicable.

• Asignaciones de formación y registros de finalización sobre acoso sexual.

• Registro, inscripción, deducciones y contribuciones de CalSavers.

• Correcciones pendientes en nóminas, cálculos de propinas y discrepancias en horas extra.

• Asentamientos de nóminas y cuestiones de conciliación.

• Facturas pendientes, pagos a proveedores o discrepancias contables.

 

Experiencia previa como contable, contable o en un puesto similar