Administrador de Oficina y Operaciones
Irvine
Administrador de Oficina y Operaciones
Tiempo completo • Irvine
Beneficios:
- Seguro dental
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
QUIÉN SOMOS
Zero Impact Energy es un proveedor integral de energía renovable. Junto con nuestras empresas afiliadas diseñamos, financiamos, construimos y mantenemos la carga de vehículos eléctricos, la electrificación de flotas, la microrred solar, el almacenamiento de energía en baterías y sistemas hidropónicos para clientes comerciales y empresariales, y gestionamos cada paso internamente: ventas, aprovisionamiento, diseño e ingeniería, contratación y construcción, mantenimiento y servicio de mantenimiento. Somos contratistas C-10 con licencia y equipos de construcción en toda California, y nuestros proyectos cuentan con programas de incentivos estatales y de servicios públicos (como CALeVIP, programas de preparación para servicios públicos y créditos LCFS) que proporcionan un flujo de ingresos constante y fiable.
Estamos creciendo rápido y funcionamos con esbeltez. Si te gusta mantener una oficina ocupada y su tecnología funcionando sin problemas – y quieres ser la persona en la que todos pueden confiar – queremos hablar contigo.
EL ROL
EL ROL
El Administrador de Oficina y Operaciones mantiene en funcionamiento nuestra oficina en Costa Mesa y las herramientas de nuestro personal: estaciones de trabajo, cuentas y software; el edificio y sus proveedores; suministros, envío y EPI; y el inventario de todo lo que posee la empresa. Este es un puesto práctico con un componente real de TI: serás la primera llamada cuando un portátil no arranque, un nuevo empleado necesite cuentas o se desconecten del Wi-Fi, y un rol de operaciones donde posees a los proveedores, las compras y los sistemas que mantienen la oficina organizada.
Cómo se emplea tu tiempo: Soporte IT y Sistemas (35%) · Instalaciones y Proveedores (20%) · Administración de Oficina, Compras y Envío (30%) · Gestión de Activos e Incorporación (15%)
LO QUE HARÁS
Soporte y sistemas de TI (35%)
- Configura, configura y soluciona problemas de portátiles, estaciones de trabajo, monitores, impresoras, equipos de sala de conferencias y otra tecnología de oficina.
- Solucionar problemas de ordenadores, internet, Wi-Fi, red y software; coordinar con nuestros proveedores de internet, red y software cuando un problema necesite escalar.
- Administrar cuentas de usuario y acceso en Google Workspace (Gmail, Drive, grupos, unidades compartidas), Slack, Microsoft 365 y Adobe – crear, cambiar y desactivar cuentas; gestionar licencias y asientos.
- Mantén una higiene básica de seguridad: verificación en dos pasos / MFA, gestor de contraseñas, códigos de acceso y bloqueos de pantalla, compilaciones estándar de software para nuevas máquinas.
- Licencias y suscripciones al software de las pistas (asientos, renovaciones, coste); señalar los asientos no utilizados y las próximas renovaciones antes de que facturen.
- Mantén actualizada la documentación informática sencilla: configura listas de comprobación, lista de cuenta/acceso, contactos de proveedores y soporte.
Instalaciones y proveedores (20%)
- Coordina el mantenimiento, reparaciones y mantenimiento general de la oficina del edificio (HVAC, fontanería, electricidad, limpieza, control de plagas, alarmas y accesos).
- Obtén y compara presupuestos de proveedores, recomienda una selección, programa el trabajo y confirma que se ha completado.
- Mantén un registro de proveedores y contratos (internet, teléfonos, copiadora/impresora, alarma, limpieza, climatización) con contactos, condiciones y fechas de renovación.
- Sirve como punto de contacto para el administrador de la propiedad, los proveedores de servicios y las entregas.
Administración de oficina, compras y envío (30%)
- Encarga suministros de oficina, sala de descanso y baños; mantén la cocina abastecida con café, bebidas, aperitivos y lo esencial del día a día; supervisa y repone con un horario establecido.
- Gestiona el envío, recepción y salida de paquetes pequeños (cuentas de UPS/FedEx/USPS, etiquetas, seguimiento, devoluciones).
- Coordinar y preparar el equipo de equipo de campo y el equipo de campo de los recién contratados para el personal de construcción y servicio de campo.
- Abre la puerta principal, recibe a los visitantes y dirige a los invitados, entregas y proveedores.
- Ayuda a mantener la oficina limpia, organizada, acogedora y funcional.
Gestión de activos e incorporación/desconexión (15%)
- Mantener un inventario preciso de los activos de la empresa (portátiles, teléfonos, monitores, herramientas, EPI, llaves y placas) con números de serie, estado y asignación actual.
- Ejecuta la lista de verificación de configuración para nuevos empleados – estación de trabajo, cuentas, teléfono, placa/llaves y EPI listos desde el primer día – y la lista de salida: cuentas desactivadas el día de la separación y recuperados todos los activos asignados.
- Revisar y registrar el equipo, reparaciones y reemplazos; recomendar reemplazos antes de que falle el equipo.
- Otras tareas asignadas.
CÓMO SE VE EL ÉXITO
A continuación se proponen los objetivos: confirmar o ajustar antes de publicar.
- 30 días: Inventario completo de activos con números de serie y asignaciones; cada empleado actual tiene el acceso correcto en Google Workspace, Slack, Microsoft 365 y Adobe.
- 90 días: Listas de verificación para nuevas incorporaciones y salidas en uso; registro de proveedores y contratos construido con fechas de renovación; pedido de suministros funcionando con una cadencia establecida.
- 180 días: Auditoría de licencias de software completas y recortadas plazas no utilizadas; Documentación de configuración de TI actualizada; proveedores recurrentes de oficinas revisados y cotizados competitivos.
- En curso: Las solicitudes de estación de trabajo y cuentas se resuelven el mismo día; ningún empleado que se ha ido mantiene acceso activo a ningún sistema.
LO QUE TRAES
- Experiencia: 2+ años en administración de oficinas, soporte IT / help desk, coordinación de oficina o un puesto similar, idealmente una mezcla de ambos.
- TI: Experiencia práctica configurando ordenadores, estaciones de trabajo, monitores, impresoras y periféricos; cómoda solucionando problemas de hardware, software, internet y red; ha administrado cuentas de usuario en Google Workspace y/o Microsoft 365.
- Organización: Gestiona múltiples responsabilidades diarias, mantiene los inventarios y los rastreadores precisos, y da seguimiento a los proveedores y pedidos sin recordatorios.
- Proveedores y compras: Cómodo solicitando y comparando presupuestos, haciendo pedidos y exigiendo que los proveedores cumplan con el calendario y el presupuesto.
- Comunicación: Amable, profesional y claro con empleados, visitantes, proveedores y equipos de campo.
- Mentalidad: Fiable, proactivo y dispuesto a intervenir donde sea necesario; gestiona interrupciones y problemas de última hora con calma.
Es un placer tenerlo
- Certificación de Administrador de Google Workspace; Certificado Profesional de Soporte IT de Google o CompTIA A+.
- Experiencia con herramientas de seguimiento de activos o de tickets (por ejemplo, Snipe-IT, Asset Panda, Freshservice, Jira Service Management).
- Experiencia con plataformas de envío y portales de vendedores (UPS/FedEx, Amazon Business, Uline).
- Uso diario de herramientas de IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot) para redactar, resumir y trabajar más rápido.
- Experiencia en construcción, carga de vehículos eléctricos, energía solar u otro negocio con equipos de campo.
- Carné de conducir válido en California y historial de conducción limpio por ocasiones de suministros y EPI (kilometraje reembolsado).
REQUISITOS
- Posibilidad de trabajar presencialmente en nuestra oficina de Costa Mesa, de lunes a viernes. No hay trabajo híbrido ni remoto.
- Capacidad para levantar y mover hasta 50 libras (paquetes, monitores, estuches de EPI) y usar un taburete o escalera para reponer y montar la estación de trabajo.
- Fuertes habilidades de comunicación y atención al detalle.
REQUISITOS FÍSICOS
- Estar de pie, caminar, sentarse, hablar, oír, escribir y escribir; largos periodos sentados en un escritorio y trabajando en un ordenador.
- Alargar las manos y los brazos, doblarse, arrodillarse y usar un taburete o una escalera; usar manos y dedos para manipular herramientas, cables y pequeños componentes.
- Levanta y carga hasta 50 libras de vez en cuando.
- Utiliza equipos de oficina estándar como ordenadores, smartphones, impresoras y fotocopiadoras.
- Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales del puesto.
Nota: Esta descripción del puesto pretende ofrecer una visión general del puesto. No es una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes y habilidades requeridas.
PAGO, HORARIO Y UBICACIÓN
Pago: 26,00 $ – 31,00 $ la hora
Lo anterior representa el rango horario esperado para esta solicitud de trabajo. En última instancia, para determinar tu salario, tendremos en cuenta tu experiencia y otros factores relacionados con el puesto.
Beneficios: Seguro médico, dental, días de vacaciones, festivos pagados y plan de ahorro.
Tipo de puesto: A tiempo completo, por horas, no exento
Horario: turno de 8 horas, de lunes a viernes
Lugar de trabajo: Presencial en nuestra oficina de Costa Mesa, CA 92626. No se permite trabajo híbrido ni remoto.
Capacidad para desplazarse o reubicarse: Costa Mesa, CA 92626 – desplazamiento fiable o planificación de traslado antes de comenzar a trabajar (obligatorio).
DECLARACIÓN AAP/EEO
Zero Impact Energy se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Celebramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un entorno inclusivo para todos los empleados. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad o expresión de género, edad, origen nacional, discapacidad, información genética, estatus de veterano protegido, estatus de sindicato y/o creencias, o cualquier otra característica protegida por la ley federal, estatal o local.
Los solicitantes cualificados con antecedentes de arresto o condena serán considerados para empleo conforme a la Ley de Oportunidad Justa de California.
Compensación: 26,00 $ - 31,00 $ la hora
La historia de Impacto Cero
El cofundador Avo Babian comenzó a soñar con una vida sostenible en medio de lo que a muchos les parecería un Los Ángeles hostil y reacio al medio ambiente. Una vivienda unifamiliar en una de las zonas más densamente pobladas del país no parecía el lugar ideal para llevar una vida sostenible.
La tarea fue ardua, pero Avo continuó educándose sobre lo último en tecnologías y prácticas ecológicas. En 2008, inspirado por la creciente alarma climática, Avo creó un "Hogar de Impacto Cero" al convertir su unidad urbana en una casa con huella de carbono neta cero. Comenzando con la instalación de paneles solares en su techo, Avo pronto agregó sistemas de recolección de agua y lluvia para capturar y reutilizar la preciosa agua de California.
Se cambiaron las bombillas y se actualizaron los electrodomésticos para que fueran más eficientes energéticamente. Con cada modificación, la casa se volvió menos dependiente de la energía y los recursos externos: un oasis floreciente de arquitectura sostenible y paisajismo en el corazón de Los Ángeles. Como motivación adicional para continuar con su esfuerzo, las facturas de Avo comenzaron a disminuir sustancialmente a medida que las tecnologías renovables, sostenibles y energéticamente eficientes se amortizaban gradualmente.
A pesar del éxito inicial de la casa, el proyecto de Avo no siempre fue fácil. Ortodoncista de profesión, a menudo luchaba por vincular sus nuevas tecnologías ecológicas a la infraestructura eléctrica y de plomería de su hogar. Al pedir ayuda a su primo empresario, el ingeniero eléctrico y de sistemas Spiro Azkoul, los dos superaron todas las barreras de ingeniería que encontraron y convirtieron con éxito la casa en un paraíso ambiental. A pesar de la dificultad de llevar una vida orientada a la sostenibilidad antes de que fuera tan accesible como lo es hoy, Avo creía que "se puede vivir una vida ecológica sin tener que sufrir o bajar el nivel de vida".
A pesar del éxito inicial de la casa, el proyecto de Avo no siempre fue fácil. Ortodoncista de profesión, a menudo luchaba por vincular sus nuevas tecnologías ecológicas a la infraestructura eléctrica y de plomería de su hogar. Al pedir ayuda a su primo empresario, el ingeniero eléctrico y de sistemas Spiro Azkoul, los dos superaron todas las barreras de ingeniería que encontraron y convirtieron con éxito la casa en un paraíso ambiental. A pesar de la dificultad de llevar una vida orientada a la sostenibilidad antes de que fuera tan accesible como lo es hoy, Avo creía que "se puede vivir una vida ecológica sin tener que sufrir o bajar el nivel de vida".
Testigo no solo de la naturaleza respetuosa con el medio ambiente de la casa de su primo, sino también de sus costos reducidos, Spiro, el pragmático empresario de la pareja, concibió una idea radicalmente disruptiva: las soluciones ecológicas pueden ser rentables para las empresas y los usuarios a nivel comercial; No hay necesidad de una "prima verde" en soluciones sostenibles, ni hay necesidad de sacrificar la comodidad o la facilidad de uso.
(si ya tienes un currículum en Indeed)