Asistente de Operaciones Financieras - Bilingüe - Solo California
Hybrid - US
Asistente de Operaciones Financieras - Bilingüe - Solo California
Medio tiempo • Hybrid - US
Asistente de Operaciones Financieras – Bilingüe (A tiempo parcial)
APC Ley Tondini | Carlsbad, California
APC Ley Tondini | Carlsbad, California
Puesto: Asistente de Operaciones Financieras
Horario: Lunes a jueves, 3-4 horas al día (16 horas a la semana)
Ubicación: Carlsbad, CA — SOLO EN OFICINA O EN REMOTO, CALIFORNIA
Tipo de empleo: A tiempo parcial
Reportes a: Abogado Director
Remuneración: Según las cualificaciones y la experiencia
Horario: Lunes a jueves, 3-4 horas al día (16 horas a la semana)
Ubicación: Carlsbad, CA — SOLO EN OFICINA O EN REMOTO, CALIFORNIA
Tipo de empleo: A tiempo parcial
Reportes a: Abogado Director
Remuneración: Según las cualificaciones y la experiencia
Acerca de Tondini Law APC
Tondini Law APC es un despacho de abogados de inmigración en crecimiento dedicado a ofrecer servicios legales excepcionales con profesionalidad, integridad y eficiencia.
Buscamos un Asistente de Operaciones Financieras Bilingüe fiable, detallista y con conocimientos financieros para gestionar las actividades financieras diarias de la empresa.
Este es un puesto práctico para alguien con una sólida formación financiera que se siente cómoda gestionando de forma independiente la facturación de clientes, el procesamiento de pagos, la cobranza, los gastos empresariales, el seguimiento del flujo de caja y la elaboración de informes financieros.
Este no es un puesto tradicional de contabilidad o contabilidad. La firma trabaja con un CPA externo y un contable. El Asistente de Operaciones Financieras coordinará con estos profesionales mientras asume la responsabilidad directa de la administración financiera diaria de la firma.
El candidato ideal es proactivo, altamente organizado, analítico financiero y capaz de mantener información financiera precisa asegurando que los pagos, cobros y obligaciones financieras se gestionen con rapidez.
Responsabilidades clave
Facturación y Cobros de Clientes
- Preparar, revisar y enviar las facturas de los clientes con precisión y puntualidad.
- Supervisa las cuentas por cobrar y haz seguimiento de los saldos pendientes de los clientes.
- Gestiona los planes de pago de los clientes, los calendarios de pagos y los plazos de pago.
- Comunícate profesionalmente con los clientes sobre facturas, pagos y saldos pendientes.
- Procesa los pagos de los clientes entrantes y mantén registros de pagos precisos.
- Supervisa las cuentas vencidas y proporciona actualizaciones regulares de cobro al Abogado Gestor.
- Mantener información de facturación precisa en el software de gestión de la práctica legal del despacho.
Pagos diarios y gestión de gastos
- Gestiona los pagos diarios del negocio, facturas de proveedores y obligaciones financieras recurrentes.
- Supervisa la cuenta bancaria operativa y las transacciones con tarjetas de crédito empresariales de la empresa.
- Haz seguimiento y organización de los gastos de la empresa, suscripciones y pagos a proveedores.
- Asegúrate de que las facturas y obligaciones financieras se procesen puntualmente y se presenten para su aprobación cuando sea necesario.
- Revisa los cargos de tarjetas de crédito, recibos y documentación de gastos.
- Identifica discrepancias, cargos duplicados, gastos innecesarios o transacciones inusuales.
- Mantener registros financieros precisos y organizados para su revisión por parte del contable externo y del CPA.
Monitorización del flujo de caja e informes financieros
- Monitoriza el flujo de caja diario y semanal, incluyendo los pagos entrantes y las obligaciones financieras pendientes.
- Haz un seguimiento de los ingresos recaudados, cuentas por cobrar pendientes y gastos operativos.
- Prepara informes financieros semanales y mensuales concisos para el abogado gestor.
- Mantén hojas de cálculo financieras, rastreadores e informes para apoyar las decisiones empresariales.
- Identifica posibles escasez de caja, pagos atrasados o gastos imprevistos.
- Proporciona actualizaciones financieras claras y comunica rápidamente los asuntos que requieran la atención de la dirección.
- Ayuda con el seguimiento presupuestario y las proyecciones financieras básicas.
Coordinación de Cuentas Fiduciarias de Abogados
- Mantener el conocimiento de los requisitos que rigen las cuentas fiduciarias de abogados y la separación de los fondos de los clientes de los fondos operativos.
- Ayudar a monitorizar las transacciones de cuentas fiduciarias de los clientes, saldos y desembolsos autorizados.
- Mantener documentación de respaldo precisa para la actividad de cuentas fiduciarias.
- Coordina con el abogado gestor y el contable externo para apoyar las conciliaciones requeridas de cuentas fiduciarias.
- Sigue los procedimientos establecidos y los requisitos aplicables del Colegio de Abogados de California al gestionar los fondos de los clientes.
- Informa de inmediato cualquier discrepancia o preocupación en la cuenta fiduciaria al Abogado Gestor.
Coordinación con profesionales financieros externos
- Actuar como el contacto interno principal de la firma para asuntos financieros rutinarios relacionados con el CPA externo y el contable.
- Proporciona facturas, recibos, extractos bancarios, registros de tarjetas de crédito y otra documentación financiera necesaria.
- Coordinar el intercambio oportuno de información financiera para conciliaciones, estados financieros, declaraciones fiscales y otros requisitos contables.
- Haz seguimiento de la documentación financiera pendiente o discrepancias.
- Asegúrate de que los registros financieros sean completos, precisos y accesibles.
Cualificaciones requeridas
- Mínimo de 2–3 años de experiencia en administración financiera, operaciones financieras, cuentas por cobrar, facturación o un campo relacionado.
- Formación académica o formación profesional en Finanzas, Contabilidad, Administración de Empresas o alguna disciplina relacionada.
- Experiencia demostrada preparando facturas, tramitando pagos, gestionando cobros y haciendo seguimiento de gastos empresariales.
- Buen conocimiento del flujo de caja empresarial, controles financieros y informes financieros básicos.
- Sólidas habilidades en Microsoft Excel y familiaridad con software de gestión financiera.
- Excelente atención al detalle, habilidades organizativas y precisión.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, priorizar responsabilidades y cumplir plazos.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Altos estándares de confidencialidad, profesionalidad, integridad y responsabilidad.
- COMPLETAMENTE bilingüe: inglés y español
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia previa en un despacho de abogados o en un entorno de servicios profesionales (obligatorio)
- Familiaridad con las cuentas fiduciarias de abogados, los requisitos de IOLTA y las normas contables del colegio de abogados de California en fideicomisos.
- Experiencia con MyCase o software de facturación legal y gestión de consultas comparable.
- Experiencia gestionando planes de pago para clientes, facturación a tarifa fija y cuentas por cobrar.
- Capacidad para preparar resúmenes financieros prácticos e informes de flujo de caja para propietarios de empresas.
Candidato ideal
Buscamos a alguien que disfrute trabajando directamente con las operaciones financieras y que asuma las responsabilidades diarias.
El candidato seleccionado será:
- Práctico: Cómodo preparando personalmente facturas, tramitando pagos, haciendo seguimiento de cobros y gestionando gastos diarios.
- Conocimientos financieros: Capaz de comprender el flujo de caja, los ingresos, los gastos y la importancia de los controles financieros.
- Proactivo: Prevén pagos futuros, hace seguimiento de saldos pendientes e identifica discrepancias sin recordatorios constantes.
- Orientado al detalle: Mantiene registros precisos y reconoce la importancia de la precisión al gestionar transacciones financieras.
- Independiente: Puede organizar las responsabilidades diarias y completar tareas con supervisión mínima.
- Digno de confianza: Gestiona la información financiera confidencial con discreción e integridad.
- Comunicativo: Proporciona actualizaciones financieras oportunas y trabaja eficazmente con el abogado gestor, el CPA y el contable externo.
Horario y entorno laboral
Este es un puesto a tiempo parcial, presencial o remoto con sede en Carlsbad, California.
- Solo de lunes a jueves.
- Aproximadamente 3-4 horas al día.
- Aproximadamente 16 horas a la semana.
- Reportar directamente al Abogado Gestor.
- Coordinación regular con el CPA externo y el contable del despacho.
Cómo solicitar
Los candidatos interesados deben enviar un currículum por correo electrónico a la atención del responsable de oficina en: Info@tondinilaw.com
Por favor, destaca tu experiencia en operaciones financieras en un bufete de abogados, facturación de clientes, cobros, gestión de gastos e informes financieros.
Es muy deseable tener experiencia en un bufete de abogados o con cuentas fiduciarias de abogados.
Buscamos un profesional financiero de confianza que pueda hacerse cargo de nuestras actividades financieras diarias, mantener registros organizados y precisos, y ayudar a garantizar que las operaciones financieras de la firma funcionen de forma fluida y eficiente.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 23,00 $ - 24,00 $ la hora
Bienvenido a Tondini Law, donde convergen las soluciones comerciales, de inmigración y estratégicas
En Tondini Law, nos dedicamos a brindar servicios especializados de leyes de inmigración en una amplia gama de categorías de visas, incluidas visas de negocios, visas basadas en el empleo, visas de inversionista, inmigración basada en la familia y visas humanitarias. Con más de tres décadas de experiencia en inmigración y derecho comercial, brindamos soluciones legales personalizadas diseñadas para apoyar a las empresas, gerentes de recursos humanos, dueños de negocios, inversionistas y familias en el logro de sus objetivos comerciales y de inmigración.
Nuestros servicios se extienden más allá de las solicitudes de visa estándar para incluir una planificación integral de inmigración, apoyo a transacciones comerciales y vías de inmigración basadas en el empleo. Nuestro equipo de abogados de inmigración calificados y profesionales legales aportan años de experiencia especializada en cada categoría de inmigración, asegurando que nuestros clientes reciban soluciones estratégicas y personalizadas para sus necesidades. Integramos la última tecnología para maximizar la eficiencia, optimizar los procesos y mejorar la precisión, mejorando en última instancia los resultados para nuestros clientes.
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