Asistente Administrativo
Flint, MI
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Flint, MI
Beneficios:
- 401(k)
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Tipo de puesto: A tiempo completo
Reportes a: Director Ejecutivo
Estado FLSA: No Exento
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo ofrece un soporte administrativo, operativo y de atención al cliente integral para garantizar el buen funcionamiento diario del Centro de Tecnología y Comunidad Latinx (LTCC). Sirviendo como principal punto de contacto para visitantes y miembros de la comunidad, este puesto acoge a individuos, responde a consultas y conecta a los miembros de la comunidad con programas de LTCC y recursos locales.
El Asistente Administrativo apoya al personal de todos los departamentos manteniendo sistemas de control documental, preparando materiales del programa, gestionando el stock y los suministros de oficina, realizando la introducción de datos y ayudando con el seguimiento de la asistencia y la elaboración de informes del programa. El puesto garantiza que todos los procesos administrativos se lleven a cabo de manera profesional, precisa y en consonancia con las políticas de LTCC, los requisitos de confidencialidad y los estándares éticos.
Deberes y responsabilidades esenciales
Operaciones del Centro y Soporte en Recepción
- Da la bienvenida a los miembros de la comunidad y ofrece un servicio al cliente receptivo, profesional y culturalmente respetuoso en persona, por teléfono y por correo electrónico.
- Responder llamadas entrantes, dirigir consultas al personal o departamentos correspondientes y conectar a las personas con recursos comunitarios.
- Ayudar a los miembros de la comunidad a acceder a los servicios a través del Centro de Recursos de la LTCC.
- Asegurarse de que todas las actividades diarias y los procesos de recepción sigan las políticas, procedimientos y directrices establecidas del LTCC.
- Desarrollar y mantener relaciones positivas con clientes, visitantes y socios para fomentar el apoyo comunitario y mejorar la participación en los programas.
- Involucrar a jóvenes y poblaciones locales para fomentar la participación en eventos tecnológicos, talleres comunitarios y programas LTCC.
Soporte Administrativo y Control de Documentos
- Proporcionar apoyo administrativo completo al Director Ejecutivo y al equipo organizativo.
- Mantener un sistema de archivo físico y electrónico fácil de usar y organizado para registrar, rastrear y archivar documentos organizativos.
- Realizar tareas rutinarias de introducción, impresión, copia, escaneo y archivo de datos.
- Preparar y organizar materiales de programa diarios, semanales y bimestrales, recursos para presentaciones y material de marketing para apoyar la ejecución del programa.
- Mantener los niveles de stock para suministros de oficina y papelería, realizando pedidos y gestionando el inventario según sea necesario.
- Realizar tareas administrativas básicas e investigación web según lo solicite el personal o la dirección.
Gestión de Datos e Informes
- Mantener registros, archivos y sistemas de bases de datos precisos para el seguimiento organizativo (por ejemplo, registros de visitantes, uso de laboratorios informáticos, encuestas de satisfacción comunitaria, etc.).
- Asistir al Director Ejecutivo en el seguimiento de la asistencia del personal, la programación de informes y las métricas organizativas generales de seguimiento.
- Recopilar datos administrativos y detalles narrativos para informes mensuales, trimestrales, anuales, relacionados con subvenciones y organizativos.
- Proteger información confidencial y sensible sobre clientes, personal, miembros de la comunidad y operaciones organizativas.
Responsabilidades organizativas
- Participar en la formación obligatoria organizativa, específica de programas, financiación, seguridad, ética y desarrollo profesional.
- Colaborar y participar en eventos comunitarios de LTCC, actividades de divulgación, campañas de recaudación de fondos e iniciativas de relaciones públicas.
- Trabajar de forma colaborativa con el personal de LTCC para apoyar iniciativas a nivel organizacional y mantener una comunicación interna eficaz.
- Sigue todas las políticas, procedimientos, requisitos de confidencialidad, controles financieros y estándares de conducta profesional de LTCC.
- Realizar otras funciones asignadas que sean coherentes con el propósito y las responsabilidades del puesto.
Cualificaciones requeridas
- Diploma de secundaria o equivalente al GED.
- Al menos 1 o 2 años de experiencia en administración, gestión de oficina o atención al cliente.
- Bilingüe y bicultural en inglés y español, con la capacidad de comunicarse eficazmente con miembros diversos, socios y personal de la comunidad.
- Sólidas habilidades de gestión de oficina y dominio de Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Sheets, Google Drive) y Microsoft Office Suite.
- Excelente capacidad de escritura, comunicación oral y interpersonal.
- Conocimiento de las comunidades locales y los recursos comunitarios en Flint y el condado de Genesee.
- Capacidad para manejar información confidencial y sensible con discreción.
- Flexibilidad para trabajar dentro del horario de funcionamiento del centro, incluyendo tardes ocasionales o sábados según sea necesario para eventos o cobertura de programas.
Cualificaciones Preferidas
- Título de asociado o grado en administración de empresas, gestión de oficinas, comunicación, servicios sociales o un campo relacionado.
- 2+ años de experiencia administrativa en una organización sin ánimo de lucro o comunitaria.
- Experiencia demostrada en la labor comunitaria, la educación multicultural y la colaboración comunitaria.
Conocimientos, habilidades y capacidades
El candidato seleccionado debe demostrar:
- Gran entusiasmo por la educación comunitaria y la misión de LTCC.
- Sólidas habilidades organizativas, de planificación, multitarea y gestión del tiempo.
- Atención cuidadosa al detalle y precisión en la introducción y archivo de datos.
- Buen juicio, paciencia, profesionalidad y discreción al interactuar con los miembros de la comunidad.
- Capacidad para trabajar eficazmente tanto de forma independiente como como parte de un equipo colaborativo.
- Capacidad para responder con calma y profesionalidad al tráfico intenso de la oficina y a las preocupaciones rutinarias de servicio.
Requisitos físicos
Los requisitos físicos descritos a continuación son representativos de los necesarios para desempeñar las funciones esenciales del puesto. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad puedan desempeñar estas funciones.
Mientras desempeña las funciones de este puesto, el empleado debe comunicarse regularmente con otros, usar un ordenador y permanecer en posición inmóvil durante períodos de tiempo. Frecuentemente, el empleado debe estar de pie, caminar, alcanzar y usar las manos para manipular documentos, equipos y materiales de formación. El puesto puede requerir ocasionalmente agacharse, arrodillarse, subir escaleras y levantar o mover materiales que puedan pesar hasta 25 libras.
Entorno de trabajo
Este puesto se desempeña principalmente en una oficina, aula, centro comunitario o entorno de servicio comunitario con un nivel de ruido generalmente moderado. El puesto implica comunicación frecuente por teléfono, correo electrónico, virtual y presencial con clientes, intérpretes, traductores, instructores, participantes en formación y socios comunitarios.
El empleado puede desplazarse ocasionalmente localmente a ubicaciones de clientes, centros de formación, reuniones, actividades de divulgación o eventos comunitarios. Puede ser necesario trabajar por la tarde o los fines de semana dependiendo de las solicitudes de servicio, los horarios de formación y los eventos organizativos.
Igualdad de Oportunidades y Adaptaciones en el Empleo
LTCC está comprometido a proporcionar igualdad de oportunidades laborales y a mantener un entorno laboral inclusivo. Se pueden proporcionar adaptaciones razonables a personas cualificadas con discapacidad para apoyar el desempeño de funciones laborales esenciales.
Compensación: 15,00 $ - 16,00 $ la hora
Sobre nosotros
Declaración de objetivos
La misión del Centro Comunitario y de Tecnología Latinx es mejorar la dignidad y la calidad de vida de la comunidad latina del condado de Flint y Genesee y otras culturas.
Declaración de Visión
Una comunidad multicultural saludable en el condado de Flint y Genesee que se empodera a través de la educación y la conciencia cultural para comprender sus derechos y aprovechar las oportunidades económicas.
Puenteando las barreras lingüísticas y culturales
Para Una Comunidad Saludable.
Puenteando las barreras lingüísticas y culturales
Para Una Comunidad Saludable.
El Centro Comunitario y de Tecnología Latinx ha pasado por un período de crecimiento significativo. En 2018, con una subvención de la Fundación C.S. Mott, Latinx Flint contrató a su primer Director Ejecutivo remunerado. Desde entonces, hemos revitalizado nuestros programas y servicios para responder a las necesidades emergentes de la comunidad como resultado de las crisis de salud pública. (Crisis del agua en Flint, 2014 y pandemia de COVID-19, 2019).
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