Sobre el puesto
Buscamos un Gestor de Consulta para liderar las operaciones diarias de una clínica boutique de bienestar y estética que ofrezca servicios de optimización hormonal, pérdida de peso médica y estética. Este puesto es responsable de construir una experiencia del paciente consistente y elevada, asegurando al tiempo la excelencia operativa, el cumplimiento normativo y un sólido rendimiento financiero.

 

El Gestor de la Consulta colabora estrechamente con la dirección de la clínica y los proveedores para traducir la estrategia en la ejecución. Liderarás la oficina principal y las funciones de soporte clínico, optimizarás los flujos de trabajo, monitorizarás métricas de rendimiento y impulsarás la mejora continua a lo largo del recorrido del paciente.

Resultados clave para el éxito
Ofrece una experiencia fluida y de alta interacción desde el primer contacto hasta la atención continua.  Mantener controles operativos sólidos en la programación, el personal, el inventario y la preparación de las instalaciones. Protege el rendimiento de ingresos gestionando las cobranzas frontales, la preparación de la documentación y la coordinación de facturación.
 

Asegura el cumplimiento de las políticas clínicas y los requisitos de atención sanitaria y de privacidad aplicables.  Construye y retiene un equipo fiable mediante coaching, formación y una clara responsabilidad.

Responsabilidades principales
• Liderar las operaciones diarias de la clínica, incluyendo procedimientos de apertura y cierre, cobertura del personal, flujo de pacientes y preparación del servicio.
• Gestionar la estrategia de programación para maximizar la utilización de los proveedores, reducir cuellos de botella y mejorar el acceso de los pacientes.
• Supervisar los estándares de experiencia del paciente, incluyendo la etiqueta telefónica, la preparación para la consulta, la elaboración de guiones del servicio y los protocolos de seguimiento.
• Supervisar y desarrollar al personal, incluyendo apoyo a la contratación, incorporación, planes de formación, retroalimentación sobre el rendimiento y acciones correctivas cuando sea necesario.
• Mantener la disciplina del ciclo de ingresos supervisando cobros, reembolsos, seguimiento de membresías o paquetes, y coordinación con el soporte de facturación según corresponda.
• Gestión propia de inventario y proveedores para suministros médicos, venta al por menor, consumibles y necesidades relacionadas con dispositivos, incluyendo conteo, pedidos y control de reducciones.
• Hacer seguimiento e informe de métricas clave como visitas, tasas de conversión, reprogramación, ausencias, ingresos por línea de servicio y satisfacción del paciente.
• Crear y mejorar procedimientos operativos estándar para reducir errores, aumentar la consistencia y apoyar el crecimiento.
• Coordinar los estándares de las instalaciones, incluyendo limpieza, disposición de las habitaciones, revisiones de equipos y preparación para la seguridad.
• Apoyar los esfuerzos de marketing y crecimiento asegurando un sólido proceso de consulta, captura de referencias, revisión de solicitudes y coherencia en la educación en el servicio.
• Mantener la confidencialidad y garantizar la alineación con las expectativas de privacidad para toda la información del paciente y asuntos internos de la clínica.

Cualificaciones requeridas
• Más de 3 años de experiencia en gestión de consultas médicas, gestión de spas médicos o liderazgo en operaciones clínicas.
• Éxito demostrado liderando equipos y mejorando el rendimiento mediante procesos claros y rendición de cuentas.
• Sólido conocimiento práctico de los flujos de trabajo de programación, el flujo de pacientes y los estándares de atención al cliente en un entorno clínico.
• Comodidad con métricas operativas, informes y supervisión financiera básica como presupuestos, compras y cobros.
• Dominio de historiales médicos electrónicos, software de programación y herramientas empresariales modernas como hojas de cálculo y documentos compartidos.
• Excelentes habilidades de comunicación con capacidad para liderar con calma, establecer expectativas y resolver problemas de forma profesional.

Cualificaciones Preferidas
• Experiencia en terapia hormonal, programas médicos para perder peso, estética, operaciones de apoyo inyectables o tratamientos basados en dispositivos.
• Familiaridad con membresías, paquetes y operaciones minoristas dentro de un entorno de bienestar o estética.
• Experiencia coordinando con soporte de facturación de terceros o flujos de trabajo internos de facturación.
• Conocimiento de aseguramiento de la calidad, estándares de documentación y programas de formación del personal.

Horario de trabajo y entorno
Este puesto es principalmente presencial y requiere una presencia visible en la planta de la clínica. Se espera cierta flexibilidad de horario para apoyar los horarios de los proveedores, eventos especiales y necesidades de cobertura.

Compensación y beneficios
La compensación es competitiva y se basa en la experiencia. Los beneficios pueden incluir días libres remunerados, festivos, precios de los empleados en los servicios e incentivos basados en el rendimiento, dependiendo de la estructura y elegibilidad de la clínica.